Bab 4 Manajemen Umum

 Arti dan Fungsi Manajemen
Definisi tentang manajemen yang di kemukakan oleh para ahli seprti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda,tetapi pada pokoknya semuanya sama.

Berikut ini dikemukakan deffinisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee.
Manajemen adalah ilmu dan seni
merencanakan,mengorganisasi,mengarahkan,mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah di teetapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut,dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi yaitu:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalanklan semua kgiatan.Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik.sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Setiap kegiatan yabg dilakukan oleh seseoramg atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut prlulah di buat perencanaan terlebih dahulu.
Setelaah perencanaan disussun,baru di tetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaiman wewenang, tanggung jawab serta pertnggung-jawaban masing-masing kegiatan.
Sebuah rencana yang sudah ditetapkan sekarang dimaksuudkan untuk dilaksanakan pada waktu-waktu mendatang.Keadaan/waktu yang akan datang, yang penuh dengan ketidak-pastian ini sering menimbulkan berbagai akibat dan penyimpangan, sehingga hasil kerja yang telah dicapai tidak sesuai dengan apa yang telah direncanakan.Untuk menghilangkan atau menjaga agar penyimpangan yang terjadi tidak terlampau jauh dari rencananya maka perlulah diadakan pengawasan /pengendalian.

 Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen, yaitu(1) manajemen puncak atau manajemen eksekutif, (2) manajemen madya atau manajemen administratif, dan(3) manajeman operasional atau manajeman supervisori.
a. Manajemen puncak
Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executive officer (CEO) dan pimpinan lain.
b. Manajemen madya
Jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajeman madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik atau manajer difisi.
c. Manajemen operasional
Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh manajemen madya.



LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
 Gerakan manajeman ilmiah
Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktifitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi.
Beberapa tahun sebelum tailor henry fayol telah manjadi manajer pada sebuah pertambangan batubara di francis. Fayol telah memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perencanaan pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan pengendalian.
Taylor mengukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien yaitu
Prinsip 1 : semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan
satu cara terbaik untuk menyelesaikanya
Prinsip 2 : orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih
secara ilmiah
Prinsip 3 : kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan
menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif
Prinsip 4 : menempatkan manajer dalam perencanaan persiapan dan
pemeriksaan pekerjaan

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
• Sekolah klasik (classical school)
Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Teori klasik mendefisikan
• Sekolah Perilaku (behavioral school)
Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school of management, telah menjadi populer dalam tahun 1950-an.
Sekolah perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belakang pendidikan manajer.

• Sekolah Ilmu Manajemen ( manajement science school )
Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.

• Analisis Sistem
Analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan.

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk suatu organisme fungsi.

• Manajemen Hasil
MBO (management by objectives) adalahsuatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.
Mereka yang telah menggunakan program-program MBO percaya bahwa program itu mempunyai manfaat yang pasti.

4. PERENCANAAN
 Bentuk-bentuk perencanaan

a. Tujuan (objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran di mana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b. Kebijakan (policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.
c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyelesaian dari rencana yang telah dibuat.

d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.

e. Aturan (rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran. Semuanya ini menciptakan adanya tindakan.


• Kegunaan Perencanaan

a. Mengurangi Ketidakpastian serta perubahan pada Waktu Mendatang
Sebalum melakukan sesuatu untuk waktu yang akan datang, lebih dulu
dibuat suatu pedoman atau dasar atau standard dimana standard ini dapat
dipakai sebagai ukuran.

b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan
Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perancanaan yang baik akan
memberikan arah dari masing-masing bagian dalam organisasi menuju
kepada satu sasaran/ tujuan yang telah ditetapkan.

c. Memperingan Biaya
Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan
ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan
efektif.




d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan
Pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan
dengan apa yang telah direncanakan.

 Langkah-langkah penyusunan perencanaan
a. Menetapkan tujuan
b. Menyusun anggaran-anggaran (premising)
c. Menentukan berbagai alternatif tindakan
d. Mengadakan penilaian terhadap alternative-alternatif tindakan yang dipilih
e. Mengambil keputusan
f. Menyusun rencana pendukung

• Faktor-faktor yang membatasi perencanaan
a. Sulitnya mencari anggapan secara teliti.
Karena keadaan mendatang sifatnya tidak pasti maka dibuatlah peramalan
dengan mengikutsertakan beberapa anggapan
b. Perubahan yang sangat cepat..
c. Waktu dan biaya
Pengambilan Keputusan
a. Syarat Pengambilan Keputusan
- Harus berusaha untuk mendapatkan suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa
melalui tindakan yang positive.
- Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang
dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
- Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian
berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
- Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih
alternatif yang paling baik.

b. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti:
- operation research
- teori probabilitas
- linear progamming

alat-alat pengambilan keputusan:
- Analisa Risiko
Pertimbangan untuk memasarkan produk baru ke pasar misalnya tergantung kepada beberapa variabel kritis berikut:
1. Biaya pengenalan
2. Biaya produksi
3. Investigasi modal yang dibutuhkan
4. harga dan
5. market share yang dapat dicapai

- Pohon Keputusan (decision Tree)
Cara lain yang dapat ditempuh untuk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan. Suatu keputusan yang diambil dapat menimbulkan berbagai akibat dan kemungkinan ini yang disebut pohon keputusan.

5. PENGORGANISASIAN

Fungsi pengorganisasian adalah sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi. Hubungan yang timbul dalam organisasi dapat berbentuk formal (disengaja) dan informal (tidak disengaja).


 Rentangan kekuasaan

Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:

a. Latihan dari bawahan. Bawahan yang mendapatkan latihan sempurna akan mengurangi frekuensi hubungan dengan pimpinannya

b. Pendelegasian wewenang. Organisasi yang kurang teratur menyebabkan frekuensi hubungan pimpinan dan bawahan kurang baik.

c. Perencanaan. Sejauh mana bawahan dapat memahami perintah pimpinan.

d. Teknik komunikasi. Komunikasi yang baik menyebabkan hubungan yang baik pula.


 Dasar-dasar penggolongan bagian di dalam organisasi

a. Berdasarkan angka. Misalnya divisi keempat (kodam IV)

b. Berdasarkan waktu. Misalnya pada buruh pabrik pembagian kerja pagi dari pukul 08.00-12.00 dan kerja siang dari pukul 13.00-17.00

c. Berdasarkan fungsi perusahaan. Misalnya kegiatan produksi dibagi menjadi bagian produksi, bagian pemasaran, dan bagian keuangan.

d. Berdasarkan luas daerah operasi. Misalnya sebuah perusahaan besar yang mempunyai cabang-cabang di beberapa daerah.

e. Berdasarkan jenis barang yang dihasilkan. Misalanya PT. Astra membuat motor, mobil dan mesin foto copy, dapat mengelompokkan aktivitas dan tenaga kerjanya menurut macam barangya.

f. Berdasarkan jenis langganan. Misalnya langganan seperti konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah, dan perusahaan lain.
PENGARAHAN

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.

Prinsip-prinsip pengarahan :

a. Prinsip mengarah kepada tujuan
b. Prinsip keharmonisan dengan Tujuan
c. Prinsip Kesatuan Komando

• Cara-cara Pengarahan

a. Orientasi
Cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

b. Perintah
- perintah umum dan khusus
- perintah lisan dan tertulis
- perintah formal dan informal

c. Delegasi Wewenang
Pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

• Komunikasi
- Komunikasi harus jelas
- Prinsip Integritas
- Prinsip Penggunaan Organisasi Informal

• Motivasi

- Motivasi Positif
Proses mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.

- Motifasi Negatif
Proses mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

6. PENGARAHAN
 Prinsip-prinsip pengarahan:
a. Prinsip mengarah kepada tujuan
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan

c. Prinsip kesatuan komando

 Cara-cara pengarahan
a. Orientasi. Orientasi adalah pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

b. Perintah. Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada bawahan untuk melakukan suatu hal.

c. Delegasi wewenang. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

 Komunikasi
a. Dalam komunikasi ada hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga, atau sebaliknya.

b. Hubungan yang timbul untk menyampaikan gagasan atau informasi

c. Berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan saling pengertian

 Motivasi
Biasanya, keberhasilan yang dapat dicapai akan semakin besar jika para manajer mampu member dorongan (motivasi) karyawannya meskipun perencanaan dan organisasi tidak begitu sempurna. Motivasi ada dua macam yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.



7. PENGORGANISASIN
 Prinsip-prinsip koordinasi
a. Prinsip kontak langsung; koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik vertikal maupun horizontal
b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi; koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan.

c. Hubungan timbal balik antara faktor-faktor yang ada.

d. Pelaksanaan fungsi koordinasi.


PENGAWASAN

• Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen.

• Langkah-langkah Pengawasan :

a. Menciptakan Standartd
b. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan standard
c. Melakukan Tindakan Koreksi

• Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
- pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan
- melaporkan setiap penyimpangan
- pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
- harus obyektif
- luwes
- ekonomis
- mudah dimengerti
- serasi dengan pola organisasi
- diikuti dengan perbaikan/ koreksi